FAQ en Documentatie Transitie

Definities:

  • U-DPS: Decentraal backend systeem met geïntegreerd LIMS. Grotere labs hebben meestal nog een LMS schil om het U-DPS heen.
  • Kern-U-DPS 1.0 : Decentraal backend systeem zoals dat nu beschikbaar is vanuit DTHS (oud kern-U-DPS, zonder geïntegreerd LIMS).
  • Kern-U-DPS 2.0 : Decentraal backend systeem zoals dat vanaf mid-2022 beschikbaar komt vanuit ICT (nieuw kern-U-DPS, zonder geïntegreerd LIMS).

Context:

  • De U-DPS transitie is een transitie van het U-DPS (met eventuele LMS schil er omheen) naar een nieuw LIMS en een Kern-U-DPS.
  • PALGA is eigenaresse van U-DPS en Kern-U-DPS, dus PALGA zal de labs ter zijde staan met de transitie van U-DPS naar Kern-U-DPS. U-DPS komt aan haar einde van haar technische levensduur in 2024: de onderliggende techniek is te oud geworden. Het toenemende risico op fouten in modules en daarmee een toenemende kans op onbeschikbaarheid van het systeem maakt dat er al veel eerder is besloten om te gaan stoppen met U-DPS.
  • PALGA mag vanuit de overheid geen nieuw U-DPS meer bouwen waardoor een transitie naar een LIMS noodzakelijk is. Ondanks dat de U-DPS transitie hiermee door PALGA verplicht gemaakt wordt is het een zuivere verantwoordelijkheid van het lab om die transitie te doen.
  • De operationele kosten van het U-DPS en (de upgrade naar) Kern-U-DPS 2.0 zijn voor rekening van PALGA. De organisatie en de kosten van de U-DPS transitie naar een geselecteerd LIMS zijn in zijn geheel voor het lab. Dit geldt ook voor de kosten van de LIMS leverancier voor de LIMS migratie/implementatie en de kosten van DHTS (2021) of ICT (vanaf 2022) voor migratie/implementatie van het Kern-U-DPS 1.0.
  • PALGA betaalt in heel 2021 DTHS voor het beheer van Kern-U-DPS en U-DPS.
  • Eventuele kosten voor alle lokale aanvullende implementaties die mogelijk over de jaren zijn geïmplementeerd en waar tijdens de transitie ook rekening mee gehouden moet worden (zoals de koppeling naar het ZIS, boekhouding en lokale apparatuur) zijn eveneens voor het lab. Aanbevolen wordt om met de te selecteren LIMS leverancier ook afspraken te maken dat zij vanuit een projectmanagement perspectief als integrator optreden naar de overige betrokken leveranciers zoals DTHS, de ICT Group of Dimensional Insight in geval van data conversie.
  • DTHS heeft de kennis voor splitsing van U-DPS naar Kern-U-DPS. DTHS en ICT Group zullen afspraken moeten maken over wie vanaf 2022 welk lab helpt met splitsing en migratie. ICT Group kan dit immers pas doen als zij ook de kennis van de splitsing heeft opgedaan en dit als dienst aan de labs aanbied. PALGA signaleert en informeert hierbij maar de opdracht ligt bij de labs en de zorgplicht bij de leverancier die de kennis hiervoor heeft.

 Q: Wat is het stappenplan voor het U-DPS-deel om lokaal tot een situatie te komen waarbij het nieuwe LMS en het nieuwe PALGA kern-U-DPS volledig kunnen functioneren? Dit o.a. in relatie met behoud van archief data, kosten en tijdsinvestering vanuit de laboratoria.

  • Wat is de uitleg en toelichting van dit stappenplan?
  • Welk tijdspad hoort bij dit stappenplan?
  • Welke risico’s zitten hierin?
  • Hoe verhouden zich hier de kosten voor de laboratoria (deelnemers) en PALGA?

A: Stappenplan:

    • Stap 1: Alle labs zorgen, op basis van de specificaties van PALGA en daar waar mogelijk, dat de VPN voorziening aangepast is voor 1 november 2021.
    • Stap 2: U-DPS transitie naar een nieuw commercieel LIMS en Kern-U-DPS 1.0
      • Lab selecteert en contracteert een LIMS leverancier.
      • Lab betrekt rechtstreeks of via de LIMS leverancier DTHS of tegen de tijd dat ICT Group deze dienst ook kan aanbieden, ICT Group.
      • Afhankelijk van de situatie wordt eerst het test U-DPS omgebouwd tot een Kern-U-DPS 1.0 waaraan het nieuwe test LIMS gekoppeld wordt. Bij livegang wordt het U-DPS in productie omgebouwd tot Kern-U-DPS 1.0 en gekoppeld aan het nieuwe LIMS productie systeem.
      • LIMS leverancier en DTHS of ICT Group verzorgen gezamenlijk de U-DPS transitie, ICT Group kan pas in 2022 offertes aanleveren en streeft ernaar deze dienst te kunnen uitvoeren rond zomer 2022.
    • Stap 3: Upgrade van Kern-U-DPS 1.0 naar Kern-U-DPS 2.0 door ICT Group
      • ICT Group is i.s.m. PALGA de uitrolvolgorde aan het opstellen. De verwachting is dat de migratie naar het Kern-U-DPS 2.0 bij de early adopter labs gaat beginnen die al een Kern-U-DPS 1.0 hebben draaien. De U-DPS labs komen dan aan de beurt zodra de U-DPS transitie is afgerond.
    • Een U-DPS transitie of Kern-U-DPS migratie is pas afgerond nadat er getest is of alle data binnen acceptabele parameters volledig en correct zijn gemigreerd.
    • Omdat er centraal gezien ook synchronisatie tussen het oude en het nieuwe systeem gaat plaatsvinden zullen labs die nog op het Kern-U-DPS 1.0 zitten of nog op het U-DPS ook data kunnen uitwisselen met labs die al op het Kern-U-DPS 2.0 zitten en vice versa.
    • PALGA beveelt aan om als dat proces nog niet gaande is om z.s.m. een LIMS leverancier te kiezen om z.s.m. met de U-DPS transitie te kunnen starten.
    • ICT Group onderzoekt momenteel of t.z.t. een U-DPS transitie rechtstreeks naar het nieuwe Kern-U-DPS 2.0 mogelijk is. Dit zou te zijner tijd de tussenstap naar het Kern-U-DPS 1.0 wellicht overbodig maken.
  • Tijdspad:
    • DTHS beheert de huidige omgeving, zowel U-DPS als Kern-U-DPS, tot 31 december 2021.
    • Mocht het niet gelukt zijn om voor 1 november 2021 de VPN voorziening in een lab aangepast te krijgen dan zal technisch beheer vanuit ICT Nederland niet mogelijk zijn. In die situatie zal het lab vanaf 1-1-2022 op eigen kosten moeten terugvallen op DTHS voor beheer. PALGA heeft geen overeenkomsten meer met DTHS vanaf 1 januari 2022.
    • ICT Group beheert de huidige omgeving, zowel U-DPS als Kern-U-DPS, vanaf 1 januari 2022 en verder. ICT Group zal proberen vanaf dan offertes aanleveren voor het leveren van een Kern-UDPS 1.0 (in een later stadium 2.0) en het faciliteren van de data-extractie / data-migratie. Deze data kan dan door de LIMS leverancier gebruikt worden om het LIMS te vullen. Beheer van het U-DPS vervalt in 2024.
    • DTHS heeft een zorgplicht om na 1-1-2022 te faciliteren in de overgang van U-DPS naar Kern-U-DPS. Het staat het lab vrij om zelf een keuze voor een leverancier te maken.
    • Het nieuwe Kern-U-DPS 2.0 is naar verwachting midden 2022 gereed voor uitrol.
    • De migratie van Kern-U-DPS 1.0 naar Kern-U-DPS 2.0 start vanaf midden 2022.
  • Risico’s:
    • Ambitieuze tijdslijnen.
    • Een aanbod van DTHS voor de migratie van UDPS naar LIMS + Kern-UDPS 1.0 is niet mogelijk.
    • Onvoldoende capaciteit LIMS leveranciers om alle aanvragen tijdig te ondersteunen.
    • Onbekende specifieke lokale implementaties die complexiteit verhogend werken voor de U-DPS transitie.
    • Veel betrokken stakeholders waardoor de complexiteit van het project ook vergroot wordt.
    • Er is een uitgebreide Risico Analyse uitgewerkt om deze en andere risico’s verder in kaart te brengen.
  • Kosten: Zie ook context
    • Operationeel beheer U-DPS en Kern-U-DPS in 2021 voor rekening van PALGA.
    • U-DPS transitie naar een nieuw LIMS is voor rekening van het lab.
    • Migratie Kern-UPDS 1.0 naar Kern-U-DPS 2.0 voor rekening van PALGA.

Q: Welke laboratoria behoeven nog een tussenstap onder regie van DTHS, naar een tussenvorm van het Kern-U-DPS?

  • Wat houdt dit precies in, wat is nodig?
  • Wie is binnen DTHS de eindverantwoordelijke voor deze actie?
  • Wat is de verantwoordelijkheid van PALGA in dit proces voor ons als deelnemers?
  • Wat zijn de alternatieven als DTHS dit niet kan/wil doen?

A: Er zijn op dit moment nog 29 labs met een U-DPS installatie.

  • Mochten de labs geen afspraken kunnen maken met DTHS dan kunnen de labs DTHS aanspreken op de zorgplicht die een leverancier heeft. Daarnaast kan het lab dit bij PALGA melden zodat ook PALGA weet dat dit speelt. PALGA verbindt graag de labs met elkaar om best practices te delen en gezamenlijke oplossingen te zoeken.
  • Voor contactgegevens van DTHS en ICT Group, zie de PALGA-website: Contactgegevens | Palga.nl
  • PALGA heeft als primair doel om de continuïteit van de zorg zoveel mogelijk te garanderen en doet er momenteel alles aan om de overgang van het beheer door van DTHS naar ICT Group vlot te trekken. Daarnaast wordt de voortgang met alle labs gedeeld, worden via de PALGA-Raad adviezen gedeeld over stappen die labs op dit moment kunnen ondernemen en wordt opgedane kennis verspreid.

Q: Wie is verantwoordelijkheid voor de overgang van het huidige U-DPS wat nu op de laboratoria draait naar de eindsituatie waarbij het kern U-DPS onder volledig beheer van de firma ICT draait?

  • Wat is er nog nodig om tot de eindsituatie te komen na de hierboven genoemde tussenstap?
  • Wat is de architectuur van de eindoplossing (is het bv. een losse database die data lokaal opslaat of zorgt het voor een routering van data uit andere bronnen)?

A:  De verantwoordelijkheid voor het starten van de U-DPS transitie ligt bij de laboratoria.

  • De LIMS leverancier is verantwoordelijk voor de migratie naar een LIMS + Kern-U-DPS en de koppelingen met systemen (ZIS/EPD/Planning/Financiën etc) binnen het lab.
  • De verantwoordelijkheid om het nieuwe Kern-U-DPS 2.0 uit te rollen bij de laboratoria ligt bij PALGA.
  • PALGA en ICT Group gaan de labs benaderen voor de uitrol van Kern-U-DPS 2.0. ICT Group zal dan samen met het lab een lab specifiek migratieplan maken. Dit zal gebeuren op basis van een zo gestandaardiseerd mogelijk migratiedraaiboek. Dit draaiboek is momenteel in ontwikkeling en kan met de labs gedeeld worden zodra deze gereed is.
  • Labs die nog niet met een LIMS selectie bezig zijn, wordt geadviseerd om dit z.s.m. te starten. Omdat voor deze labs de verwachting is dat de daadwerkelijke U-DPS transitie (m.a.w. LIMS en Kern-U-DPS 1.0 implementatie) niet voor het einde van 2021 zal kunnen starten, adviseert PALGA om DTHS te benaderen voor het leveren van een Kern-UDPS 1.0 en ondersteuning bij de datamigratie.
  • De architectuur in de nieuwe oplossing wordt inderdaad decentraler. Het uitgangspunt is dat een laboratorium haar eigen data ook in eigen huis heeft staan, binnen haar eigen beveiligingsbeleid. De oplossing bevat lokaal een database die ook bevraagd kan worden voor eigen dossiers. Centraal bevat deze architectuur een index en routeringsfunctie. Bij opvragen van een onderzoeksverslag heeft daardoor het laboratorium ook altijd overzicht door middel van eigen logging.

Q: Hoe wordt de zorgplicht van de PALGA-deelnemers gegarandeerd?

A:  ICT Group neemt op 1 januari 2022 het beheer van het volledige PALGA Communicatiesysteem over van DTHS. Deze omgeving omvat de centrale omgeving (incl. PZVDB), het U-DPS, het Kern-U-DPS 1.0 en de Wetenschappelijke Tak. Door dit scenario naar voren te trekken en ICT Group de controle over de omgeving te geven neemt de afhankelijkheid van DTHS op het migratieproces af en blijft er meer tijd over voor de transitie.

  • Wanneer ICT Group het beheer overneemt van DTHS worden er wel garanties gegeven op de reactietijden wanneer storingen worden aangemeld maar niet op oplostijden. Dit heeft de volgende redenen:
    • Onvolledige en gebrekkige documentatie DTHS
    • Onvoldoende inzicht in de huidige storingen op het systeem (incl. oplosrichtingen en oplostijden)
    • Geen overdracht van DTHS
  • Bovenstaande resulteert in een inspanningsverplichting door PALGA en de ICT Group aan de labs om te zorgen dat storingen tot een minimum beperkt blijven en zo snel mogelijk opgelost worden om de zorgplicht van de PALGA-deelnemers zo min mogelijk in gevaar te brengen.

Q: Wat voor impact heeft de overname van het beheer door ICT op de huidige overeenkomsten tussen en lab en PALGA?

A: De huidige deelnameovereenkomst tussen het lab en PALGA is verouderd en dient herzien te worden. Aangezien er een strategische herorientering gaande is zal het langere tijd duren voordat hier de gewenste invulling aan gegeven kan worden. Voor het transitietraject "Vervangen van communicatiediensten PALGA" wordt op dit moment gewerkt aan het opstellen van een (sub)verwerkersovereenkomst tussen ICT, PALGA en de labs o.b.v. een NVZ overeenkomst. Deze zal na overeenstemming tussen ICT en PALGA naar de labs verstuurd worden.