Vervolg procedure

Na het indienen van een aanvraag via het Palga aanvraag systeem wordt de volgende procedure doorlopen.

Het formulier ‘Authenticatie en instemming aanvraag’ dient ondertekend te worden door de hoofdaanvrager, de projectleider en de betrokken patholoog, en per mail (naar aanvraag@palga.nl) te worden geretourneerd. Dit formulier wordt in een automatisch gegenereerde mail verzonden en is ook te vinden in de aanvraag in het Palga aanvraag systeem.

Na ontvangst van het ondertekende formulier ‘Authenticatie en instemming aanvraag’ wordt de aanvraag in behandeling genomen. De adviseurs gegevensaanvragen beoordelen de aanvraag en komen mogelijk met suggesties voor aanpassingen. Zij kunnen additionele informatie of materialen aanraden voor het onderzoek, of juist afraden, indien er naar hun inzicht gegevens worden gevraagd die niet relevant zijn voor het onderzoek.

Ook controleren de adviseurs gegevensaanvragen of het onderzoek voldoet aan de eisen van onze Functionaris Gegevensbescherming en de Privacy Commissie (PPC) voor het leveren van gegevens.

Wanneer de onderzoeker en de adviseur overeenstemming hebben bereikt over de aanvraag, gaat deze door naar de volgende fase. De aanvraag wordt inhoudelijk beoordeeld door de Commissie Wetenschap (CW). Eventuele vragen/opmerkingen van de CW worden via de adviseur met de onderzoeker gedeeld en antwoorden koppelt de adviseur terug aan de CW. De PPC toetst of de gegevensverstrekking voldoet aan de bestaande wetgeving m.b.t. (medische) gegevensverzameling en verstrekking (WGBO en AVG).

Als de aanvraag goedgekeurd is door de CW en de PPC, kan één van de adviseurs starten met het creëren van het gevraagde databestand. De adviseur neemt indien nodig contact op met de onderzoeker om samen de exacte zoekcriteria vast te stellen.

Het databestand wordt voor de onderzoeker klaargezet op een beveiligde server waarvandaan deze gedownload kan worden. Zodra de data klaarstaat ontvangt de onderzoeker hierover bericht, evenals een ‘Voorblad’ met daarin de exacte zoekcriteria, uitleg van de variabelen in het databestand en de aantallen in het databestand.

Na levering plant de adviseur indien gewenst een (telefonisch / Teams-) overleg in om samen met de onderzoeker het databestand door te nemen en vragen te beantwoorden.

Eventueel kan een onderzoeker later nog contact opnemen voor een aanvulling op de aanvraag, update van de data, of een zogenaamde ‘intermediair procedure’ (linkt naar ‘Materiaal aanvraag’) voor het opvragen van weefsel, complete anonieme PA-verslagen of klinische gegevens via de behandelaar.

Voorafgaand aan een publicatie voortvloeiend uit de data ontvangt Palga graag het manuscript (of een deel daarvan dat betrekking heeft op de gegevensverstrekking) ter beoordeling (aanvraag@palga.nl).